Pasul „Documente” — al șaselea pas al unui proiect de achiziție — este locul unde generezi actele proiectului, le trimiți pe email și adaugi fișiere proprii. Îl deschizi din bara de pași, apăsând „Documente”.
Pasul este împărțit în trei zone:
- Documente generate — actele pe care platforma le completează automat cu datele proiectului (de exemplu contractul de vânzare-cumpărare).
- Oferte pentru clienți — oferte de finanțare și de vânzare (credit, leasing, ofertă mașină).
- Documente încărcate — fișiere proprii pe care le urci tu (scanări, acte primite de la client sau furnizor).
Generează un document
În zona „Documente generate”, apasă butonul „Generează” și alege tipul de document din listă.
- 1Apasă „Generează” și alege tipul de document dorit.
- 2Dacă ai mai multe puncte de lucru, se deschide fereastra „Generare …”: alege Punctul de lucru (și completează celelalte câmpuri, dacă documentul le cere), apoi apasă „Generează …”.
- 3Documentul se creează ca fișier PDF și apare în listă.
Ce faci cu un document
După ce l-ai generat (sau după ce încarci un fișier), documentul apare în lista de documente a pasului, cu data creării, tipul fișierului și data expirării. Îl poți deschide oricând cu butonul de vizualizare, ca să îl verifici sau să îl descarci.
Restul acțiunilor stau în meniul „⋮” al fiecărui document, iar ce apare acolo depinde de setările tipului de document. În funcție de configurare, poți avea:
- Editează — modifici documentul.
- Actualizează — regenerezi documentul cu datele curente din proiect.
- Șterge documentul — îl elimini din listă.
Trimite documente pe email
Poți trimite documentele pe email direct din platformă. Bifează unul sau mai multe documente din listă — jos apare o bară cu „Deselectează”, numărul de documente selectate și butonul „Trimite”.
- 1Bifează documentele pe care vrei să le trimiți.
- 2Apasă „Trimite” în bara de jos.
- 3În fereastra „Trimite document” completează „Către”, „Subiect” și „Mesaj”, apoi apasă „Trimite”.
Generează o ofertă pentru client
În zona „Oferte pentru clienți”, apasă „Generează ofertă” și alege tipul:
- Credit — ofertă de finanțare prin credit.
- Leasing — ofertă de finanțare prin leasing.
- Ofertă mașină — ofertă de vânzare pentru mașina din proiect.
Încarcă un document propriu
Pe lângă documentele generate, poți adăuga fișiere proprii în zona „Documente încărcate”. Apasă „Încarcă”, alege tipul documentului din listă (de exemplu „Contract V-C semnat”, „GDPR semnat”, „Certificat de înmatriculare” sau „Alt tip de document” pentru orice altceva), apoi în fereastra „Adaugă document” completează:
- Numărul documentului.
- Data documentului și data expirării (dacă e cazul).
- O descriere.
- Fișierul de încărcat (orice tip, maximum 5 MB).
Aceleași documente, din alte locuri
Generarea de documente nu ține doar de proiect. Aceeași generare există și în alte locuri, iar documentele de acolo aparțin acelei entități, nu proiectului:
- Pe o factură — butonul „Generează document” creează documente legate de factura respectivă. Acestea apar și în pasul „Documente” al proiectului mașinii de pe factură.
- Pe pagina unui client din „Contacte” — cu aceleași secțiuni „Documente generate” și „Documente încărcate”, pentru documentele clientului.
Când nu poți genera documente
Un proiect finalizat este blocat: nu mai poți genera, regenera sau modifica documente, iar butoanele apar inactive. Dacă trebuie să faci schimbări, reactivează mai întâi proiectul — vezi „Finalizează sau reactivează un proiect”.